Polityka prywatności – IKKON Biuro Podróży

Polityka prywatności i ochrona danych osobowych

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych osób korzystających ze strony internetowej IKKON, kontaktujących się z Biurem Podróży IKKON, dokonujących rezerwacji oraz zawierających umowy dotyczące imprez turystycznych i innych usług oferowanych przez IKKON.

Administratorem danych osobowych jest IKKON KONDYS I WSPÓLNICY Spółka Jawna z siedzibą w Marcinkowicach.

Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

IKKON KONDYS I WSPÓLNICY Spółka Jawna
ul. Ogrodowa 3A
55-200 Marcinkowice
e-mail: biuro@ikkon.pl
tel.: +48 530 457 058

Administrator decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych w związku z prowadzoną działalnością, w szczególności działalnością Biura Podróży IKKON.

Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych

IKKON nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych.

We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, w tym w sprawach dotyczących realizacji praw osób, których dane dotyczą, można skontaktować się bezpośrednio z Administratorem:

e-mail: biuro@ikkon.pl
telefon: +48 530 457 058

Korespondencję dotyczącą ochrony danych osobowych można również kierować na adres siedziby Administratora.

Jakie dane osobowe możemy przetwarzać?

W zależności od rodzaju kontaktu, rezerwacji lub usługi możemy przetwarzać w szczególności:

imię i nazwisko,
datę urodzenia,
numer telefonu,
adres e-mail,
adres zamieszkania lub adres korespondencyjny,
dane potrzebne do wystawienia faktury,
dane dotyczące dokumentu tożsamości lub dokumentu podróży, jeżeli są wymagane do realizacji konkretnej usługi,
dane dotyczące rezerwacji i uczestnictwa w imprezie turystycznej,
informacje dotyczące płatności i rozliczeń,
dane niezbędne do zawarcia i realizacji ubezpieczenia turystycznego,
inne dane przekazane przez klienta, jeżeli ich przetwarzanie jest niezbędne do realizacji określonego celu.

W przypadku usług, przy których jest to niezbędne, możemy również przetwarzać dane należące do szczególnych kategorii danych osobowych, w szczególności dane dotyczące zdrowia. Takie dane są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji konkretnego celu i na podstawie odpowiedniej przesłanki przewidzianej w RODO.

W jakich celach przetwarzamy dane osobowe?

Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów. W szczególności dane mogą być przetwarzane w celu:

obsługi zapytań kierowanych do IKKON telefonicznie, pocztą elektroniczną, za pośrednictwem formularzy oraz innymi kanałami kontaktu,
przygotowania ofert turystycznych i przedstawienia propozycji usług,
dokonywania i obsługi rezerwacji,
zawierania i wykonywania umów dotyczących imprez turystycznych oraz innych usług oferowanych przez IKKON,
organizacji i prawidłowej realizacji imprez turystycznych, w tym zapewnienia zakwaterowania, transportu, wyżywienia, ubezpieczenia i innych świadczeń,
obsługi płatności i rozliczeń z klientami,
wystawiania faktur, rachunków i innych dokumentów związanych ze sprzedażą,
realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności przepisów podatkowych i rachunkowych,
zawierania i obsługi ubezpieczeń turystycznych,
kontaktu z klientem w sprawach dotyczących rezerwacji, umowy lub realizacji imprezy turystycznej,
ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami,
prowadzenia dokumentacji związanej z działalnością IKKON,
zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego funkcjonowania strony internetowej oraz systemów informatycznych,
prowadzenia działań marketingowych dotyczących usług IKKON, jeżeli istnieje odpowiednia podstawa prawna do takiego przetwarzania.

Podstawy prawne przetwarzania danych

W zależności od celu przetwarzania dane osobowe mogą być przetwarzane na podstawie jednej lub kilku podstaw prawnych określonych w RODO, w szczególności:

art. 6 ust. 1 lit. a RODO – na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą,
art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy,
art. 6 ust. 1 lit. c RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze,
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, przy uwzględnieniu praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

W przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych stosowane są odpowiednie przesłanki określone w art. 9 RODO, zależnie od celu i okoliczności przetwarzania.

Rezerwacje i realizacja imprez turystycznych

Dane osobowe klientów i podróżnych są przetwarzane w zakresie niezbędnym do dokonania rezerwacji, zawarcia i wykonania umowy oraz prawidłowej organizacji imprezy turystycznej.

W zależności od rodzaju imprezy może to obejmować między innymi przekazanie odpowiednich danych hotelom, przewoźnikom, organizatorom świadczeń, ubezpieczycielom oraz innym usługodawcom uczestniczącym w realizacji wybranej imprezy.

Zakres przekazywanych danych jest ograniczony do informacji niezbędnych do realizacji konkretnej usługi lub wykonania obowiązku wynikającego z przepisów prawa.

Ubezpieczenia turystyczne

Jeżeli w ramach rezerwacji klient korzysta z ubezpieczenia turystycznego oferowanego lub pośredniczonego przez IKKON, dane niezbędne do zawarcia i realizacji umowy ubezpieczenia mogą zostać przekazane właściwemu ubezpieczycielowi.

Zakres przekazywanych danych zależy od rodzaju wybranego ubezpieczenia oraz wymagań ubezpieczyciela.

W przypadku gdy realizacja ubezpieczenia wymaga przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych, w szczególności danych dotyczących zdrowia, są one przetwarzane wyłącznie w zakresie i na podstawie przesłanek dopuszczonych przez obowiązujące przepisy prawa.

Płatności, faktury i dokumentacja księgowa

Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu obsługi płatności, rozliczenia należności, wystawienia faktury lub innego dokumentu sprzedaży oraz prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej.

W zakresie niezbędnym do realizacji płatności dane mogą być przekazywane podmiotom obsługującym płatności oraz instytucjom finansowym uczestniczącym w realizacji transakcji.

Dane zawarte w dokumentacji księgowej i podatkowej są przechowywane przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy prawa.

Komu możemy przekazywać dane osobowe?

Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, którym jest to niezbędne do realizacji określonego celu przetwarzania lub wykonania obowiązku wynikającego z przepisów prawa.

organizatorom i współorganizatorom imprez turystycznych,
hotelom i innym obiektom zakwaterowania,
przewoźnikom i podmiotom świadczącym usługi transportowe,
ubezpieczycielom,
lokalnym kontrahentom i usługodawcom uczestniczącym w realizacji imprezy,
podmiotom obsługującym płatności,
podmiotom świadczącym usługi księgowe i rachunkowe,
dostawcom usług informatycznych, hostingowych i technicznych,
dostawcom systemów rezerwacyjnych i innych narzędzi wykorzystywanych do obsługi klientów,
podmiotom świadczącym usługi prawne lub doradcze,
organom publicznym i innym podmiotom uprawnionym do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.

Zakres przekazywanych danych jest każdorazowo ograniczony do informacji niezbędnych do realizacji konkretnego celu. Administrator nie przekazuje danych osobowych podmiotom trzecim w celach niezwiązanych z realizacją usługi, wykonaniem umowy lub obowiązkiem prawnym, chyba że istnieje odpowiednia podstawa prawna takiego przetwarzania.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z niektórych usług i narzędzi informatycznych może w określonych przypadkach dojść do przekazania danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).

Jeżeli takie przekazanie będzie miało miejsce, Administrator zapewnia zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez RODO, w szczególności w oparciu o decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony lub odpowiednie zabezpieczenia przewidziane w art. 46 RODO.

Jak długo przechowujemy dane osobowe?

Dane osobowe przechowujemy przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązków prawnych ciążących na Administratorze oraz konieczności zabezpieczenia się przed ewentualnymi roszczeniami.

dane związane z realizacją umowy – przez okres niezbędny do jej wykonania, a następnie przez okres wymagany do zabezpieczenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń,
dane zawarte w dokumentacji księgowej i podatkowej – przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy prawa,
dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu wycofania zgody, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania,
dane wykorzystywane w celach marketingowych – do czasu wycofania zgody, wniesienia sprzeciwu lub ustania celu marketingowego.

Po upływie okresu przechowywania dane są usuwane lub poddawane anonimizacji, o ile dalsze ich przechowywanie nie jest wymagane przez obowiązujące przepisy prawa.

Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują — w przypadkach określonych w RODO — następujące prawa związane z przetwarzaniem jej danych osobowych:

prawo dostępu do swoich danych osobowych,
prawo do uzyskania kopii danych osobowych,
prawo do sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych,
prawo do usunięcia danych osobowych, w przypadkach określonych w RODO,
prawo do ograniczenia przetwarzania danych,
prawo do przenoszenia danych osobowych, w przypadkach określonych w RODO,
prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, jeżeli podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora,
prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

W celu skorzystania z przysługujących praw należy skontaktować się z Administratorem, korzystając z danych kontaktowych wskazanych w niniejszej Polityce prywatności.

Administrator rozpatruje żądania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W zależności od rodzaju żądania oraz podstawy prawnej przetwarzania niektóre prawa mogą podlegać ograniczeniom wynikającym z RODO lub innych przepisów prawa.

Prawo do wycofania zgody

Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, osoba, której dane dotyczą, może w dowolnym momencie wycofać udzieloną zgodę.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

W celu wycofania zgody należy skontaktować się z Administratorem, korzystając z danych kontaktowych wskazanych w niniejszej Polityce prywatności.

Prawo wniesienia skargi

Jeżeli osoba, której dane dotyczą, uzna, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, ma prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego.

W Polsce organem nadzorczym właściwym w sprawach ochrony danych osobowych jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Skarga może zostać wniesiona w szczególności w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

Podanie danych osobowych

Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne. W przypadku danych, których podanie jest niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy, dokonania rezerwacji, realizacji imprezy turystycznej, wystawienia dokumentu sprzedaży lub wykonania obowiązku wynikającego z przepisów prawa, podanie tych danych może być konieczne.

Niepodanie danych wymaganych do realizacji określonej usługi może skutkować brakiem możliwości zawarcia umowy, dokonania rezerwacji lub prawidłowej realizacji wybranej usługi.

W przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody ich podanie jest dobrowolne, a brak zgody nie powinien powodować negatywnych konsekwencji, chyba że przetwarzanie danych jest niezbędne do realizacji określonego celu.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Dane osobowe nie są wykorzystywane przez IKKON do podejmowania decyzji wywołujących wobec osoby, której dane dotyczą, skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływających wyłącznie w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie, w tym profilowanie, w rozumieniu art. 22 RODO.

Jeżeli w przyszłości sposób korzystania ze strony internetowej lub wykorzystywane narzędzia będą wiązały się z profilowaniem lub zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji, odpowiednie informacje zostaną przedstawione osobom, których dane dotyczą, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Pliki cookies i technologie stosowane na stronie internetowej

Strona internetowa IKKON może wykorzystywać pliki cookies oraz inne technologie służące zapewnieniu prawidłowego działania strony, zapamiętywaniu ustawień użytkownika, obsłudze formularzy i rezerwacji oraz poprawie bezpieczeństwa i funkcjonalności serwisu.

Pliki cookies mogą być również wykorzystywane przez podmioty świadczące na rzecz IKKON usługi techniczne lub informatyczne, jeżeli jest to niezbędne do prawidłowego działania określonych funkcji strony.

Użytkownik może zarządzać plikami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej. Ograniczenie lub wyłączenie obsługi niektórych plików cookies może jednak wpłynąć na prawidłowe działanie wybranych funkcji strony.

Bezpieczeństwo danych osobowych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę przetwarzanych danych osobowych przed ich przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.

Środki bezpieczeństwa są dobierane z uwzględnieniem charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania danych oraz ryzyka naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą.

Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby i podmioty upoważnione do ich przetwarzania w zakresie niezbędnym do wykonywania powierzonych im obowiązków lub realizacji określonych usług.

Zmiany w Polityce prywatności

Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, sposobu funkcjonowania strony internetowej, zakresu oferowanych usług lub stosowanych rozwiązań technologicznych.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana na stronie internetowej IKKON. W przypadku istotnych zmian Administrator może poinformować o nich również w sposób odpowiedni do charakteru zmiany.

Data ostatniej aktualizacji Polityki prywatności jest wskazana na końcu niniejszego dokumentu.

Postanowienia końcowe

Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od dnia jej opublikowania na stronie internetowej IKKON.

W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Polityce prywatności zastosowanie mają obowiązujące przepisy prawa, w szczególności przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz właściwe przepisy prawa polskiego.

Data ostatniej aktualizacji: 24 września 2026 r.